Einzelaufzeichnungspflicht für Kassenvorgänge

Durch das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" wurde Ende 2016 die Pflicht zur Ausstattung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung spätestens ab 2020 eingeführt. Gleichzeitig wurden mit dem Gesetz weitere Vorschriften zur Kassenführung in der Abgabenordnung geändert. Das Bundesfinanzministerium hat aufgrund des Gesetzes nun seine Vorgaben zur Einzelaufzeichnungspflicht für Kassenvorgänge überarbeitet und den Anwendungserlass zur Abgabenordnung entsprechend aktualisiert. Was bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen zu beachten ist, damit es bei Betriebsprüfungen keine bösen Überraschungen gibt, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Datenschutz: Der Unternehmer muss seine aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so organisieren, dass bei der Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen und Daten keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden können, zum Beispiel bei Rechtsanwälten, Ärzten usw.

Kassenbuch: Buchführungspflichtige Unternehmer müssen für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch führen, ggf. in Form aneinandergereihter Kassenberichte.

Einzelaufzeichnung: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Dies gilt auch für Bareinnahmen und für Barausgaben.

Mindestangaben: Die Grundaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Zeitnah aufzuzeichnen sind der eindeutig bezeichnete Artikel, der endgültige Einzelverkaufspreis, der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag, vereinbarte Preisminderungen, die Zahlungsart, das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge.

Verbuchung: Im Gegensatz zur Aufzeichnung besteht keine Verpflichtung zur separaten Verbuchung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls. Gleichartige Waren mit demselben Einzelverkaufspreis können in einer Warengruppe zusammengefasst werden, sofern die Menge ersichtlich bleibt. Gleiches gilt für Dienstleistungen.

Gewinnermittlung: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart, also auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine ordnungsgemäße Gewinnermittlung per EÜR setzt voraus, dass die Betriebseinnahmen und -ausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachgewiesen werden. Ist die Einzelaufzeichnungspflicht nicht zumutbar, muss die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein.

Kassenverfahren: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig davon, ob der Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Eine offene Ladenkasse ist die summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen samt manueller Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Kundendaten: Es wird vom Finanzamt nicht beanstandet, wenn zwar die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit benötigt werden. Das gilt auch dann, wenn das Kassensystem eine Kundenerfassung und -verwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

Ausfall: Wird zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein elektronisches System verwendet, ist bei einem vorübergehenden Ausfall (Stromausfall, technischer Defekt etc.) auch eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. Die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gelten insoweit entsprechend. Die Ausfallzeit des Aufzeichnungssystems ist zu dokumentieren und soweit vorhanden durch Nachweise zu belegen (z. B. Reparaturrechnung).

Unzumutbarkeit: Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen muss der Unternehmer nachweisen.

Dienstleistungen: Die Zumutbarkeitsüberlegungen sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar. Daher ist die Ausnahmeregelung auch auf Dienstleistungen anwendbar, die an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Allerdings muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Anbieters im Wesentlichen auf die Bestellung und den Bezahlvorgang beschränkt sein. Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung individuell Einfluss nehmen kann.

Manuelles Kassieren: Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl fremder Personen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn statt einer elektronischen Kasse eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Elektronische Kasse: Werden elektronische Kassensysteme verwendet, sind diese zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden, es sei denn für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich ist aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich. In diesem Fall kann für diesen Bereich zur Erfassung der Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet werden.

Mehrere Kassen: Gibt es im Betrieb mehrere Kassen, sind die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen für jede Sonder- und Nebenkasse zu beachten.

Waagen: Liegen Einzeldaten einer Waage (Artikel, Gewicht und Preis) einem aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Geschäftsvorfall zugrunde, sind diese einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren. Werden die Einzeldaten zusätzlich in einem elektronischen Kassensystem aufgezeichnet, müssen die Einzeldaten der Waage nicht separat aufbewahrt werden. Verwendet der Händler eine offene Ladenkasse und eine Waage, die lediglich das Gewicht oder den Preis anzeigt und über keine Speicherfunktion verfügt, brauchen die Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet zu werden. Erfüllt die Waage hingegen die Voraussetzung einer elektronischen Registrierkasse, ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse unzulässig.

Anonymer Verkauf: Vom Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen ist auszugehen, wenn üblicherweise täglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden erfolgen. Das setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle nicht von Bedeutung ist. Es spielt dabei keine Rolle, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Offene Ladenkasse: Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Kasse - eine offene Ladenkasse mit manueller Aufzeichnung ist steuerlich ebenso zulässig. Einzelaufzeichnungen sind hier durch die detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in einem Kassenbuch möglich.

Kassenbericht: Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageseinnahmen verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete (z. B. nummerierte) Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden. Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Dazu sind vom Kassenbestand am Ende des jeweiligen Geschäftstages der Kassenendbestand am Vortag sowie die durch Eigenbeleg dokumentierten Bareinlagen abzuziehen und Ausgaben sowie die ebenfalls dokumentierten Barentnahmen hinzuzurechnen. Ein "Zählprotokoll? (Auflistung der Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist nicht erforderlich, erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.

Zeitnahe Dokumentation: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Eine Aufzeichnung erst am nächsten Geschäftstag ist ausnahmsweise noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe eine frühere Aufzeichnung verhindert haben und aus den Aufzeichnungen sicher entnommen werden kann, wie sich der Kassenbestand entwickelt hat. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

Vertrauenskassen: Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (Automaten, Gemüseverkauf am Feldrand etc.) wird es nicht beanstandet, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden.

Maschinelle Aufzeichnung: Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverzüglich lesbar gemacht werden können, wenn die Finanzbehörde es verlangt. Dies gilt sinngemäß auch für andere erforderliche oder aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen.