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Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums zeigt neben der Ausgabe von Essensmarken und der direkten Gestellung von Mahlzeiten noch einen dritten Weg auf, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sachbezugswerte für Mahlzeiten in Anspruch nehmen können. Demnach kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer statt der Ausgabe von Papier-Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks etc.) auch direkt einen Zuschuss für den Kauf der jeweiligen Mahlzeit zahlen.
Konkret heißt das: Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem jeweiligen amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Arbeitnehmer muss den Zuschuss tatsächlich für den Erwerb einer Mahlzeit verwenden. Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.
Für jede Mahlzeit kann der Arbeitnehmer lediglich einen Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und - vorbehaltlich Nr. 5 - Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beanspruchen.
Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert für ein Mittagessen um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen.
Der Zuschuss darf nicht höher sein als der tatsächliche Preis der Mahlzeit.
Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind, können den Zuschuss nicht beanspruchen, da sie sich ohnehin vom Arbeitgeber steuerfrei Auslagen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlichen Pauschalen erstatten lassen können.
Der Arbeitgeber muss die Erfüllung dieser Voraussetzungen nachweisen. Dazu steht es ihm frei, entweder die vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder entsprechende elektronische Verfahren zu verwenden, beispielsweise wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen.
Eine vertragliche Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte, Kantine etc.), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, ist nicht notwendig. Auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer ist möglich. Allerdings muss der Arbeitgeber wie bei anderen lohnsteuerlichen Nachweispflichten die Belege oder die Abrechnung mit dem Lohnkonto aufbewahren.
