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Für Steueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen beginnt am 1. Januar 2005 die papierlose Zeit. Denn das Steueränderungsgesetz 2003 sieht vor, dass in Zukunft die Lohnsteuerbescheinigungen, die Lohnsteueranmeldungen und die Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg an das Finanzamt übertragen werden müssen.
Bei der Lohnsteuer gilt dies erstmals für die Lohnabrechnung 2004, die Sie dann bis zum 28. Februar 2005 an das Finanzamt übermitteln müssen; der Arbeitnehmer soll aber weiterhin einen Ausdruck der elektronischen Daten erhalten. Natürlich muss dann auch im laufenden Jahr so verfahren werden, falls das Arbeitsverhältnis enden sollte. Das Gesetz regelt im Einzelnen, welche Angaben der Datensatz enthalten muss. Für die Datenfernübertragung muss der Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal, die so genannte eTIN, bilden. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitern einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit einem Ausdruck der eTIN aushändigen. Die bisherige Eintragung auf der Lohnsteuerkarte entfällt ab 2005.
Im Fall der Umsatzsteuer beschränkt sich die Pflicht zur elektronischen Übermittlung auf die Umsatzsteuervoranmeldungen und gilt erstmals für Voranmeldezeiträume, die nach dem 31. Dezember 2004 enden. Falls Sie eine monatliche Voranmeldung durchführen und keine Dauerfristverlängerung haben, müssen Sie also die erste Voranmeldung bis zum 10. Februar 2005 in elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln.
Bis zum 31. März 2005 besteht allerdings eine allgemeine Schonfrist. Solange können Sie noch Steueranmeldungen auf Papier an Ihr Finanzamt schicken. Das Finanzamt schickt Ihnen aber nicht mehr die erforderlichen Formulare zu, Sie können sich die Formulare im Internet ausdrucken oder bei Ihrem Finanzamt abholen.
In Härtefällen erlaubt das Finanzamt auch dauerhaft weiterhin die Abgabe der Voranmeldungen auf den amtlichen Formularen. Dazu müssen Sie aber einen Antrag stellen, in dem Sie begründen müssen, warum es für Sie nicht zumutbar ist, die Daten elektronisch zu übermitteln. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn im Unternehmen keine PCs oder kein Internetanschluss vorhanden ist. Auch ist für die Übermittlung der Daten die ELSTER-Software notwendig, die von der Finanzverwaltung bisher nur für Windows-PCs bereitgestellt wird. Soweit Sie nur andere Betriebssysteme einsetzen (Linux, MacOS etc.), kann auch ein Härtefall vorliegen.
Weitere Hinweise zur Abgabe der elektronischen Steuererklärungen erhalten Sie auf der Website der ELSTER-Software und der Finanzbehörden und natürlich von uns. Denn wenn Sie sich nicht selbst um die Übermittlung der Daten kümmern möchten, kann dies auch der Steuerberater für Sie übernehmen. Sie können aber auch eine CD-ROM mit dem Programm ELSTER (= ELektronische STeuerERklärung) bei Ihrem Finanzamt bekommen.
Abschließend ist allerdings noch anzumerken, dass das ELSTER- Verfahren noch gravierende Sicherheitsmängel aufweist. Bevor ein Unternehmen am ELSTER-Verfahren für Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen teilnehmen darf, muss es nämlich einmalig die Richtigkeit seiner Angaben mit einer schriftlichen Teilnahmeerklärung versichern. Danach erfolgen die Anmeldungen zwar verschlüsselt, aber ohne Authentifizierung gegenüber dem Finanzamt.
Wer dem Unternehmen einen Streich spielen will, kann für das Unternehmen eine völlig überhöhte Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Alles, was der Missetäter dafür benötigt, ist die Steuernummer des Unternehmens, die seit 2004 zwingend auf jeder Rechnung angegeben werden muss, wenn keine Umsatzsteueridentnummer vorliegt. Hat das Unternehmen eine Abbuchungsermächtigung erteilt, wird das Finanzamt den Betrag abbuchen. Die Folgen kann man sich leicht ausmalen: Im schlimmsten Fall werden die Konten gesperrt, und Überweisungen können nicht mehr ausgeführt werden. Der Ärger ist groß, selbst wenn das Finanzamt nach wenigen Tagen den Betrag zurücküberweist. Wie es weitergeht, ist noch nicht klar. Ab 2006 will die Finanzverwaltung zwar auch eine Authentifizierung durchführen, bis dahin rät der Bundesdatenschutzbeauftragte jedoch zur Abschaltung des ELSTER-Verfahrens.
