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Bei den beruflich veranlassten Unterkunftskosten gibt es durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts nur eher geringfügige Änderungen. In erster Linie wird die Abziehbarkeit bei einer Auswärtstätigkeit nach 48 Monaten auf den bei einer doppelten Haushaltsführung maximal abziehbaren Betrag beschränkt. Daneben gibt es noch eine Vereinfachungsregelung für die gemeinsame Nutzung einer Unterkunft mit Personen, die nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind. In der folgenden Zusammenfassung der ab 1. Januar 2014 gültigen Regeln findet sich also auch Vieles, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereits gewohnt sind.
Unterkunftskosten: Unterkunfts- oder Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft. Dazu zählen neben den Kosten für ein Hotelzimmer oder der Miete für ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung auch die Nebenleistungen, zum Beispiel eine Fremdenverkehrsabgabe oder Kurtaxe sowie bei Auslandsübernachtungen die Kreditkartengebühr für Zahlungen in einer Fremdwährung.
Werbungskostenabzug: Beim Werbungskostenabzug können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden.
Erstattung durch den Arbeitgeber: Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland gelten die bisherigen Regeln unverändert weiter.
Gemischte Veranlassung: Erledigt der Arbeitnehmer während der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch private Angelegenheiten in einem mehr als geringfügigen Umfang, sind die Unterkunftskosten entsprechend in beruflich veranlasste und privat veranlasste Aufwendungen aufzuteilen. Ist das auch durch eine Schätzung nicht möglich, sind die gesamten Aufwendungen steuerlich nicht abziehbar.
Pauschalpreise mit Verpflegung: Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Verpflegungsmehraufwendungen. Enthalten die Belege daher nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, und lässt sich der Preis für die reine Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis entsprechend zu kürzen, um die reinen Übernachtungskosten zu bestimmen. Für ein Frühstück sind dabei 20 % und für Mittag- und Abendessen je 40 % der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale vom Gesamtpreis abzuziehen. Im Inland sind das 4,80 Euro für ein Frühstück und je 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen.
Angemessenheit: Für Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft).
Eigene Wohnung: Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung oder Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor. Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfordert nämlich, dass der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt in einer anderen Wohnung hat. Dort muss aber nicht zwingend ein eigener Hausstand des Arbeitnehmers bestehen. Anders als bei der doppelten Haushaltsführung wird hier also nicht vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer eine Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter innehat und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung leistet. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt.
Gemeinsame Nutzung: Fallen höhere Übernachtungskosten an, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die nicht für denselben Arbeitgeber tätig sind, können nur die Aufwendungen angesetzt werden, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Nicht abziehbar sind also Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Unterkunft durch eine Begleitperson entstehen. Das bedeutet aber nicht, dass die Kosten gleichmäßig auf alle Personen aufgeteilt werden müssen, denn für ein Mehrbettzimmer können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.
Längerfristige Auswärtstätigkeit: Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland können nach 48 Monaten für die Unterkunft höchstens noch 1.000 Euro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Bei Übernachtungen im Ausland gelten die bisherigen Regeln unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 Euro gilt hier nicht. Außerdem gilt grundsätzlich die Einschränkung, dass eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur vorliegt, wenn der Arbeitnehmer dort mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die 48-Monatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an maximal zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Umgekehrt führt eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Für die Prüfung der 48-Monatsfrist kommt es nicht auf Prognosen, sondern auf den tatsächlich verwirklichten Sachverhalt an. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt daher stets im Nachhinein.
Vereinfachungsregelung: Für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der Beginn der längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland entscheidend. Das gilt auch, wenn der Beginn vor dem 1. Januar 2014 liegt. Zur Vereinfachung können die Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat nach Ablauf der 48-Monatsfrist auf 1.000 Euro begrenzt werden. Endet die 48-Monatsfrist also Mitte eines Monats, können die Kosten auch für den Rest des Monats noch in voller Höhe berücksichtigt werden.
