Elektronische Archivierung von Rechnungen

Immer mehr Rechnungen und Lieferscheine werden elektronisch erstellt oder doch zumindest digitalisiert und dann elektronisch archiviert. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich nun in zwei Verwaltungsanweisungen mit der Erstellung von Archiv-CDs zu Papierrechnungen und der Archivierung von Kontierungsvermerken bei elektronischen Rechnungen befasst. Zumindest die Ausführungen zu den Kontierungsvermerken betreffen praktisch jedes Unternehmen, das elektronische Rechnungen empfängt.

Zunächst geht die Behörde auf Anfragen ein, die insbesondere von Apothekern gestellt wurden. Es geht dabei um die Frage, ob Lieferanten - in Fall der Apotheken also die Pharmagroßhändler - anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und Lieferscheine des Lieferanten verzichten können. Dafür sieht die Finanzverwaltung jedoch keine gesetzliche Grundlage.

Zwar können auf Papier empfangene Rechnungen auch in digitalisierter Form auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Das setzt aber voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen also alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben. Aufbewahrungspflichtig ist daher der Handelsbrief, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde darauf tatsächlich Vermerke angebracht hat. Allein mit der Archivierungs-CD des Lieferanten erfüllt der belieferte Kunde daher seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Kontierungsvermerke bei elektronischen Rechnungen sind das Thema der zweiten Verwaltungsanweisung. Da bei dieser Art der Rechnungsstellung keine Originalbelege in Papierform mehr vorliegen, kann entsprechend auch keine Kontierung auf dem Beleg erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Außerdem ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.

Wie diese Vorgaben auch bei elektronischen Rechnungen erfüllt werden können, dazu machen die GoBS jedoch keine Angaben. Weil bei elektronischen Rechnungen die Rechnung im Originalzustand auf einem Datenträger gespeichert werden muss, der Änderungen nicht mehr zulässt, ist eine Kontierung auf der Rechnung selbst auf elektronischem Weg nicht möglich, da sonst der Originalzustand nicht erhalten bleibt.

Trotzdem darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Diesem Erfordernis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Weitere Fragen im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen soll ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums beantworten. Darin geht es speziell um die Änderungen im Umsatzsteuerrecht zum 1. Juli 2011, die für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend eine digitale Signatur vorschreiben. Dieses Schreiben liegt allerdings bis jetzt nur als Entwurf vor. Ein ausführlicher Bericht folgt natürlich, sobald die Endfassung veröffentlicht wird.