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Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurden die Regeln zum steuerlichen Reisekostenrecht grundlegend geändert. Zentraler Punkt der ab 1. Januar 2014 geltenden Neuregelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die künftig an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Wichtig ist das beispielsweise für die Entfernungspauschale, die nur für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zur Anwendung kommt, während für andere Fahrten zur Arbeit die tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich geltend gemacht werden können.
Ein Arbeitnehmer kann künftig je Arbeitsverhältnis höchstens eine, abhängig von der Tätigkeit aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Gibt es keine solchen Festlegungen, werden stattdessen quantitative Kriterien herangezogen.
Welche Regeln dabei im Einzelnen zu beachten sind, hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einer sehr ausführlichen Verwaltungsanweisung erklärt. Darin werden die Regeln überwiegend großzügig ausgelegt, sodass oft steuerlicher Gestaltungsspielraum besteht, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind. Entscheidend für eine erste Tätigkeitsstätte ist nämlich die dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber, die durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die Absprachen oder Weisungen des Arbeitgebers bestimmt wird. Ist der Arbeitnehmer dagegen nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte.
Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung, die Zuordnung für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder die Zuordnung über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. Die Zuordnung "bis auf Weiteres" ist eine Zuordnung ohne Befristung und damit dauerhaft. Ändert der Arbeitgeber die Zuordnung also regelmäßig und legt dabei gleich eine Befristung für die neue Zuordnung von maximal 48 Monaten fest, entsteht keine neue erste Tätigkeitsstätte. Bei einer sogenannten Kettenabordnung ist daher keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils weniger als 48 Monaten umfasst.
Auch wenn eine auf maximal 48 Monate angelegte Auswärtstätigkeit verlängert wird, kommt es allein darauf an, ob der Arbeitnehmer vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. Eine auf 36 Monate angelegte Tätigkeit, die kurz vor Ende noch einmal um 36 Monate verlängert wird, führt also zu keinem Zeitpunkt zu einer ersten Tätigkeitsstätte, während eine Verlängerung um 36 Monate schon kurz nach Beginn ab diesem Zeitpunkt eine erste Tätigkeitsstätte auslösen würde, weil dort dann insgesamt noch mehr als 48 Monate Tätigkeit geplant sind.
Für die Prognose, ob der Arbeitnehmer dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, kommt es bei der 48-Monatsfrist auf den jeweiligen Beginn der Tätigkeit an, auch wenn er vor dem 1. Januar 2014 liegt. Hat der Arbeitgeber zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, muss er diese Zuordnungsprognose bis spätestens zum 1. Januar 2014 treffen und dokumentieren.
Eine Änderung der Zuordnung kann vorliegen, wenn sich das Berufsbild des Arbeitnehmers aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, beispielsweise wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie etwa Krankheit, Insolvenz des Kunden etc. von der ursprünglichen Festlegung ab, bleibt aber die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit maßgebend.
Wenn das Dienstverhältnis auf einen anderen Arbeitgeber ausgelagert wird (Outsourcing) und der Arbeitnehmer für die gesamte Dauer des neuen Arbeitsverhältnisses oder zumindest länger als 48 Monate weiterhin an seiner früheren Tätigkeitsstätte tätig werden soll, liegt ebenfalls eine erste Tätigkeitsstätte vor. Gleiches gilt, wenn ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise dauerhaft in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll.
Weitere Voraussetzung für eine erste Tätigkeitsstätte ist, dass der Arbeitnehmer in einer ortsfesten Einrichtung tätig werden soll. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen erfüllen die Voraussetzung für eine erste Tätigkeitsstätte daher nicht. Auch das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist - wie bisher - keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer Arbeitsräume anmietet, die der Wohnung des Arbeitnehmers zuzurechnen sind.
Die Annahme einer Tätigkeitsstätte erfordert allerdings nicht, dass es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Von der Neuregelung erfasst sind auch Tätigkeiten, bei denen der Arbeitnehmer statt beim eigenen Arbeitgeber in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten tätig werden soll.
Nicht mehr entscheidend ist in Zukunft, ob an der vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen soll. Die Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen, ohne dass der Arbeitnehmer dort tätig werden soll, genügt jedoch nicht. Sofern der Arbeitnehmer dort aber zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, ist das bereits ausreichend, selbst wenn für die Zuordnung letztlich tarifrechtliche oder organisatorische Gründe ausschlaggebend sind. Auf die Qualität der Tätigkeit kommt es dabei nicht an.
Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig werden, von denen er einer dauerhaft zugeordnet ist, spielt es keine Rolle, welchen Umfang die berufliche Tätigkeit an dieser oder an den anderen Tätigkeitsstätten hat. Auch auf regelmäßige Besuche dieser Tätigkeitsstätten kommt es dann nicht mehr an. Die Finanzverwaltung weist aber auch darauf hin, dass ein Gestaltungsmissbrauch deswegen nicht generell ausgeschlossen ist. Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen mitarbeitenden Familienangehörigen ist entscheidend, ob die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten.
Außerdem muss die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein und ist daher vom Arbeitgeber zu dokumentieren. Dafür kommen zum Beispiel Regelungen im Arbeitsvertrag, in Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien oder Reisekostenabrechnungen in Betracht, aber ebenso einfach nur der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder vom Arbeitgeber vorgelegte Organigramme. Fehlt ein Nachweis oder die Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung, gelten stattdessen die quantitativen Kriterien für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.
Sämtliche Gestaltungsfreiheiten stehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer übrigens nicht offen, denn das Gesetz sieht nur die Möglichkeit einer Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte vor. Der Arbeitgeber kann daher nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat. Er kann allerdings darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte festzulegen, oder ausdrücklich erklären, dass eine organisatorische Zuordnung keine erste Tätigkeitsstätte begründen soll.
Der Arbeitgeber kann auch festlegen, dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte einfach nach den gesetzlich definierten Zuordnungskriterien richtet. Im Ergebnis ist eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers damit lediglich erforderlich, wenn er die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den quantitativen Zuordnungskriterien festlegen will, zum Beispiel weil er sich mit dem Arbeitnehmer einig ist, dass dies steuerliche Vorteile hat.
Die vom Gesetz vorgesehenen Entscheidungskriterien für den Fall, dass der Arbeitgeber keine Zuordnung vorgenommen hat, sind recht einfach. Danach gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, an der der Arbeitnehmer
typischerweise arbeitstäglich oder
je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit
dauerhaft tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiger Besuch, beispielsweise für kurze Rüstzeiten, zur Erstellung von Arbeitsberichten oder zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Abholung oder Abgabe von Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte.
Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Gibt es keine solche Festlegung durch den Arbeitgeber, wird zugunsten des Arbeitnehmers die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.
