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Vor gut einem Jahr hat das Bundesfinanzministerium sein Einführungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts veröffentlicht. Dieses Schreiben hat das Ministerium jetzt überarbeitet und ergänzt. Grundsätzliche Änderungen gibt es dabei nicht, aber das Ministerium hat in das nun 62 Seiten umfassende Schreiben neben Klarstellungen auch neue Beispiele aufgenommen und weitere Fallkonstellationen geregelt. Eine wichtige Änderung, die ab 2015 zu beachten ist, betrifft die Mahlzeitengestellung im Flugzeug oder Zug. Hier ist ein Überblick über die wesentlichen Ergänzungen in der neuen Version:
Tätigkeitsstätte: Eine Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung. Vom Arbeitgeber angemietete Räume in der Wohnung des Arbeitnehmers sind also keine Tätigkeitsstätte. Dagegen sind Baucontainer, die längerfristig auf einer Großbaustelle stationiert sind, und in denen sich Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Befinden sich auf einem Betriebsgelände mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen, zählen sie zusammen als eine Tätigkeitsstätte. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig.
Zuordnung: Bei mehreren Betriebsstätten richtet sich die erste Tätigkeitsstätte nach der Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers. Sofern der Arbeitnehmer in einer Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll (z. B. Auftragsbestätigungen, Stundenzettel oder Krank- und Urlaubsmeldung abgeben etc.), kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dieser Tätigkeitsstätte zuordnen. Die Abgabe von Krank- oder Urlaubsmeldungen durch Dritte (Post, Bote oder Angehörige) reicht für eine Zuordnung allerdings nicht aus, da ein Tätigwerden auch ein persönliches Erscheinen voraussetzt.
Lkw-Fahrer: Hat der Arbeitgeber keine Zuordnung vorgenommen, gilt eine Tätigkeitsstätte unter bestimmten Voraussetzungen dennoch als erste Tätigkeitsstätte. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung für Rüstzeiten oder zur Vorbereitung der Zustellroute reicht dafür nicht. Ausdrücklich klargestellt wird nun, dass auch die Abholung oder Abgabe von Kundendienstfahrzeugen oder Lkws einschließlich deren Be- und Entladung nicht zu einer automatischen Zuordnung führt.
Verpflegungsmehraufwendungen: Ist ein Arbeitnehmer an einem Tag mehrfach oder über Nacht (an zwei Tagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet werden. Im Fall der Tätigkeit über Nacht können sie für den Kalendertag berücksichtigt werden, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt.
Mehrtägige Auswärtstätigkeit: Eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt wird, an die sich eine Schlafpause am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Es spielt dabei keine Rolle, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (Schlafen im Lkw etc.).
Auslandstätigkeit: Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten ist für den Anreisetag, an dem noch keine berufliche Tätigkeit erfolgt, jeweils die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor Mitternacht erreicht wird. Am Abreisetag ist dagegen die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes anzuwenden.
Dreimonatsfrist: Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden. Werden mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes aufgesucht, gilt das als Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte. Handelt es sich aber um betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor. Das gilt auch dann, wenn die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander liegen.
Mahlzeitengestellung: Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die im Flugzeug, Zug oder auf einem Schiff mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Ticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen sein. Lediglich wenn anhand des Beförderungstarifs oder anderer Faktoren feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine unentgeltlichen Mahlzeiten angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor. Arbeitgeber müssen diese neue Vorgabe laut einer Übergangsregelung erst ab dem 1. Januar 2015 zwingend beachten.
Kürzung der Verpflegungspauschale: Auch ein vom Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (belegte Brötchen, Kuchen, Obst etc.) kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ist daher, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung eine dieser Mahlzeiten ersetzt. Für die Kürzung spielt es keine Rolle, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Kosten für die gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Eine Kürzung ist nur dann nicht vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt. Essensmarken sind dagegen keine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern nur eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.
Betriebsveranstaltungen: Die durch eine zusätzlich zur Betriebsveranstaltung veranlasste Auswärtstätigkeit entstehenden Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen sind Reisekosten und können als Werbungskosten berücksichtigt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Dagegen sind die unmittelbar durch die Betriebsveranstaltung entstehenden Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsaufwendungen nach den für die Betriebsveranstaltung geltenden Grundsätzen zu beurteilen.
Doppelte Haushaltsführung: Kosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland werden bis zu einem Betrag von höchstens 1.000 Euro im Monat anerkannt. Maklerkosten, die für die Anmietung einer Zweitwohnung oder -unterkunft entstehen, zählen allerdings nicht zu diesem Höchstbetrag, sondern zu den Umzugskosten. Sie können daher zusätzlich als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Unterkunftskosten: Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit erfordert, dass noch eine andere Wohnung besteht, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat, ohne dass dort jedoch ein eigener Hausstand vorliegen muss. Es genügt also beispielsweise, wenn der Arbeitnehmer im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt. Neu ist aber, dass dem Arbeitnehmer auch Aufwendungen für die Wohnung am Lebensmittelpunkt entstehen müssen.
Angemessenheit: Bei Nutzung einer Wohnung während einer Auswärtstätigkeit kann im Inland aus Vereinfachungsgründen bei Aufwendungen bis zu 1.000 Euro monatlich von einer ausschließlich beruflichen Veranlassung ausgegangen werden. Sind die Aufwendungen höher oder liegt die Wohnung im Ausland, können nur die Aufwendungen berücksichtigt werden, die durch die beruflich veranlasste, alleinige Nutzung des Arbeitnehmers verursacht werden. Dafür kann die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Tätigkeitsort mit einer Wohnfläche bis zu 60 m² als Vergleichsmaßstab herangezogen werden.
