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Abgrenzung von Geldleistung und Sachbezug

Seit 2020 gelten neue Vorgaben zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug, zu denen das Bundesfinanzministerium jetzt insbesondere zu Gutscheinen viele Fragen beantwortet.

Fr Sachbezge gibt es bestimmte Steuerbefreiungsregelungen und Mglichkeiten zur Pauschalversteuerung, weshalb viele Arbeitgeber Sachleistungen und Prmienprogramme oft auch zur Mitarbeitermotivation oder Nettolohnoptimierung nutzen. Vor allem die monatliche Freigrenze fr Sachbezge von 44 Euro (ab dem 1. Januar 2022 50 Euro) wird gerne ausgeschpft. Die Popularitt solcher Leistungen verbunden mit steuerzahlerfreundlichen Urteilen des Bundesfinanzhofs hat den Fiskus aber veranlasst, die gesetzliche Regelung ab 2020 zu verschrfen.

Mit der Gesetzesnderung wurden insbesondere zweckgebundene Geldleistungen und nachtrgliche Kostenerstattungen an den Arbeitnehmer, aber auch in bestimmten Fllen Gutscheine und Geldkarten als Geldleistung eingestuft, die nicht unter die Steuerbegnstigungsregelungen fallen. Zweckgebundene Gutscheine einschlielich digitaler Gutscheine, Gutscheincodes und Gutscheinapps sowie entsprechende Geldkarten einschlielich Prepaid-Karten gelten dagegen weiterhin als Sachbezug. Voraussetzung ist, dass die Gutscheine oder Geldkarten ausschlielich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen und zudem bestimmte Kriterien aus dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz erfllen.

Whrend die Neuregelung fr direkte Zahlungen, sei es im Voraus mit Zweckbindung oder im Nachhinein als Kostenerstattung, relativ klar ist, hat sie bei Gutscheinen und Guthabenkarten fr mehr Verwirrung als Klarheit gesorgt, weil die Abgrenzung zwischen begnstigter und nicht begnstigter Leistung lngst nicht immer klar war. Das Bundesfinanzministerium hat das Problem aber dieses Jahr endlich erkannt und eine umfangreiche Verwaltungsanweisung zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug herausgegeben.

Diese Verwaltungsanweisung gilt rckwirkend ab Inkrafttreten der Neuregelung, also ab 1. Januar 2020. Gleichzeitig ist darin aber auch eine Nichtbeanstandungsregelung enthalten, nach der Gutscheine und Geldkarten, die zwar ausschlielich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen, aber nicht die Voraussetzungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfllen, noch bis zum 31. Dezember 2021 als Sachbezug anerkannt werden. Das soll den Anbietern entsprechender Angebote ausreichend Zeit fr die Anpassung an die neuen Vorgaben geben.

Zunchst wollte die Deutsche Rentenversicherung Bund eine rckwirkende Anwendung der Nichtbeanstandungsregelung nicht mittragen, womit diese weitgehend ins Leere gelaufen wre, weil eine unterschiedliche Behandlung im Steuer- und Sozialversicherungsrecht alles noch komplizierter gemacht htte. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungstrger haben sich inzwischen aber darauf verstndigt, die Nichtbeanstandungsregelung mitzutragen und beitragsrechtlich bis zum 31. Dezember 2021 der bergangsregelung der Finanzverwaltung zu folgen.

Gleichzeitig stellen die Sozialversicherungstrger aber klar, dass Arbeitgeber, die Gutscheine und Geldkarten gem der gesetzlichen Neuregelung ab 2020 als steuer- und sozialversicherungspflichtig behandelt haben, keine Beitragserstattung oder Aufrechnung mit laufenden Beitragsansprchen erwarten knnen. Nur wenn der Arbeitgeber diese Einnahmen unter Hinweis auf die erst spter bekannt gewordene steuerrechtliche Nichtbeanstandungsregelung rckwirkend fr den jeweiligen Abrechnungszeitraum noch lohnsteuerfrei belassen kann, wird es auch beitragsrechtlich nicht beanstandet, wenn zusammen mit dieser lohnsteuerrechtlichen Korrektur eine Aufrechnung der Beitrge mit laufenden Beitragsansprchen vorgenommen wird. Im Regelfall drfte das daher nur die Abrechnungszeitrume ab Januar 2021 betreffen.

Trotz Nichtbeanstandungsregelung bleibt aber das Problem der Abgrenzung bei Gutscheinen und Guthabenkarten ab 2022. Welche Gutscheine und Geld- oder Guthabenkarten dauerhaft als Sachbezug anerkannt werden, und welche ab 2022 als Geldleistung zu bewerten sind, erlutert das Bundesfinanzministerium deshalb recht ausfhrlich. Beide Flle lassen sich in vier Kategorien einteilen. Dauerhaft als Sachbezug gelten folgende Leistungen:

Einlsung beim Aussteller: Gutscheine oder Geldkarten mit oder ohne Betragsangabe, die ausschlielich beim Aussteller des Gutscheins fr Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette eingelst werden knnen. Dazu gehren beispielsweise wiederaufladbare Geschenkkarten fr den Einzelhandel (einschlielich Shop-in-Shop-Lsungen und Kundenkarten von Kaufhusern, Shoppingcentern und Outlet-Villages) oder Tankgutscheine und -karten eines einzelnen Tankstellenbetreibers oder einer bestimmten Tankstellenkette zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in der Tankstelle. Auch Karten eines Online-Hndlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand durch den Online-Hndler) berechtigen sind von dieser Kategorie erfasst, solange sie nicht auch fr Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlsbar sind. Der Sitz des Ausstellers sowie dessen Produktpalette sind bei dieser Kategorie nicht auf das Inland beschrnkt.

Begrenzte Akzeptanzstellen: Gutscheine oder Geldkarten mit oder ohne Betragsangabe, die ausschlielich fr Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland eingelst werden knnen. Als begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen gelten insbesondere stdtische oder regionale Einkaufs- und Dienstleistungsverbnde ("City-Cards" und Stadtgutscheine). Aus Vereinfachungsgrnden ebenfalls als erfllt wertet das Finanzamt diese Voraussetzung bei von einer bestimmten Ladenkette ausgegebenen Karten fr Waren oder Dienstleistungen aus den einzelnen Geschften im Inland oder aus dem Internetshop dieser Ladenkette. Ob es sich dabei um eigene Geschfte, Genossenschaftsbetriebe oder Franchisenehmer handelt, spielt keine Rolle. In Frage kommt auch ein vom Arbeitgeber selbst ausgestellter Gutschein (z. B. Tankgutschein), wenn die Akzeptanzstellen aufgrund vertraglicher Vereinbarungen unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnen.

Begrenztes Sortiment: Gutscheine oder Geldkarten mit oder ohne Betragsangabe fr Waren oder Dienstleistungen ausschlielich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette. Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es dann nicht an. Darunter fallen Gutscheine und Guthabenkarten, deren Einlsung nur bei Hndlern und Dienstleistern mglich ist, die ausschlielich Waren oder Leistungen aus einem bestimmten Bereich anbieten (z. B. Buchhandel, Fitnessstudio, Personenverkehr, Streamingdienste) und Gutscheine, die bei Anbietern mit breiterem Sortiment auf eine bestimmte Kategorie beschrnkt sind, also beispielsweise Tankkarten, die an einer beliebigen Tankstelle nur fr Kraftstoff und Autozubehr, aber nicht fr andere dort verkaufte Waren (Lebensmittel, Zeitschriften) eingelst werden knnen.

Zweckkarten: Gutscheine oder Geldkarten mit oder ohne Betragsangabe, die nur berechtigen, aufgrund von Akzeptanzvertrgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen Waren oder Dienstleistungen ausschlielich fr bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen (z.B. Verzehrkarten, Essensmarken oder Behandlungskarten). Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es nicht an. Nicht um eine Zweckkarte handelt es sich, wenn deren Einsatzbereich nicht mehr hinreichend bestimmt eingegrenzt ist. Ein begnstigter Zweck in diesem Sinne ist daher insbesondere nicht die Inanspruchnahme der Sachbezugsfreigrenze oder anderer steuerlicher Begnstigungs- oder Pauschalierungsregelungen.

Im Gegensatz zu den oben aufgefhrten Kategorien erfllen die folgenden vier Kategorien von Gutscheinen oder Guthabenkarten nicht die Voraussetzungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes und gelten damit ab 2022 in jedem Fall als Geldleistung:

Geldsurrogate: Das sind insbesondere Geldkarten oder Prepaid-Kreditkarten mit berregionaler Akzeptanz ohne Einschrnkungen der damit beziehbaren Produktpalette, die im unbaren Zahlungsverkehr eingesetzt werden knnen. Allein die Begrenzung der Anwendbarkeit solcher Karten auf das Inland ist fr die Annahme eines Sachbezugs nicht ausreichend.

Zahlungsfunktion: Gutscheine oder Geldkarten, die nicht ausschlielich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen, sondern auch ber eine Barauszahlungsfunktion verfgen (die Auszahlung von Restguthaben bis zu einem Euro ist unschdlich), eine eigene IBAN haben oder fr berweisungen, den Erwerb von Devisen oder sonst als Zahlungsinstrument verwendet werden knnen.

Marketplaces: Gutscheine oder Karten eines Online-Hndlers, die nicht nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand durch den Online-Hndler) berechtigen, sondern auch fr Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlsbar sind.

Weite Akzeptanz: Auch Gutscheine und Geldkarten, die bei einer Vielzahl von Akzeptanzstellen (online und lokal) eingelst werden knnen, ohne dass eine Begrenzung auf ein bestimmtes Sortiment erfolgt, sind knftig Barlohn.

Neben der Erfllung der Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes geht das Bundesfinanzministerium noch auf weitere Aspekte ein, die bei Sachbezgen in Form von Gutscheinen oder Guthabenkarten zu beachten sind. Diese Regeln gelten ohne zeitliche Einschrnkung, also auch fr vergangene Zeitrume.

Zustzlichkeit: Voraussetzung fr die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro (50 Euro ab 1. Januar 2022) auf Gutscheine und Geldkarten ist ab 2020, dass sie zustzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewhrt werden. Der steuerliche Vorteil ist damit insbesondere im Rahmen von Gehaltsverzicht oder -umwandlungen ausgeschlossen.

Bewertung: Fr die steuerliche Bewertung von Sachzuwendungen ist ein Abschlag von 4 % auf den Endpreis vorgesehen, um pauschal bliche Preisnachlsse abzudecken. Dieser Abschlag von 4 % ist jedoch nicht vorzunehmen, wenn der Gutschein auf einen in Euro lautenden Hchstbetrag ausgestellt wird.

Zuflusszeitpunkt: Der Zuflusszeitpunkt eines Sachbezugs und damit der Zeitraum, in dem dieser steuerlich zu erfassen ist, hngt bei Gutscheinen und Geldkarten davon ab, ob diese beim Arbeitgeber selbst oder bei einem Dritten einzulsen sind. Im Fall der Einlsung bei einem Dritten erfolgt der Zufluss des Sachbezugs im Zeitpunkt der Ausgabe des Gutscheins an den Arbeitgeber. Bei Geldkarten erfolgt der Zufluss frhestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens, weil der Arbeitnehmer erst zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenber dem Dritten erhlt. Ist der Gutschein oder die Geldkarte dagegen beim Arbeitgeber einzulsen, fliet der geldwerte Vorteil erst im Zeitpunkt der Einlsung zu.

Systemkosten: Die vom Arbeitgeber getragenen Gebhren fr die Bereitstellung und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten sind kein zustzlicher geldwerter Vorteil, sondern eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers und damit nicht Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Ausdrcklich geregelt hat das Ministerium das aber nur fr Gutscheine und Karten, die im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze ausgegeben werden. Da der Bundesfinanzhof erst letztes Jahr entschieden hat, dass in die Bemessungsgrundlage fr die Pauschalversteuerung von Sachbezgen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einzubeziehen sind, empfiehlt es sich, beim Finanzamt eine Anrufungsauskunft einzuholen, wenn Gutscheine als pauschal besteuerter Sachbezug ausgegeben werden sollen und solche Gebhren einen signifikanten Betrag ausmachen.

Sicherheit: Der Fiskus verlangt, dass die funktionale Begrenzung der Gutscheine und Geldkarten in geeigneter Weise durch technische Vorkehrungen und in den zur Verwendung kommenden Vertragsvereinbarungen sicherzustellen ist.

Auch wenn sich der Groteil der Verwaltungsanweisung mit Fragen rund um Gutscheine und Geldkarten beschftigt, geht das Ministerium noch auf weitere Formen von Leistungen an Arbeitnehmer ein. Besonders bei Zahlungen an Arbeitnehmer oder in deren berwiegendem Interesse liegt in den meisten Fllen eine Geldleistung vor.

Kranken- & Pflegeversicherung: Die Gewhrung von Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherungsschutz ist ein Sachbezug bei Abschluss der Versicherung und Beitragszahlung durch den Arbeitgeber. Erfolgt dagegen eine Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, liegt auch dann eine Geldleistung vor, wenn die Zahlung des Arbeitgebers mit der Auflage verbunden ist, dass der Arbeitnehmer mit einem vom Arbeitgeber benannten Unternehmen einen Versicherungsvertrag schliet.

Unfallversicherung: Auch die Gewhrung von Unfallversicherungsschutz ist ein Sachbezug, soweit bei Abschluss einer freiwilligen Unfallversicherung durch den Arbeitgeber der Arbeitnehmer den Versicherungsanspruch unmittelbar gegenber dem Versicherungsunternehmen geltend machen kann. Bei pauschalierungsfhigen Beitrgen fr eine Unfallversicherung scheidet die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze jedoch aus.

Mahlzeiten: Sofern die sonstigen lohnsteuerlichen Regelungen zu Mahlzeiten erfllt sind, ist die Gewhrung von Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) oder arbeitstglichen Zuschssen zu den Mahlzeiten (digitale Essensmarken) ein Sachbezug.

Auslagenersatz: Eine Zahlung an den Arbeitnehmer anstelle der geschuldeten Ware oder Dienstleistung (zweckgebundene Geldleistung oder nachtrgliche Kostenerstattung) ist kein Sachbezug. Anders sieht es aus mit Betrgen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhlt, um sie fr ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), oder durch die Auslagen des Arbeitnehmers fr den Arbeitgeber ersetzt (Auslagenersatz). Diese sind selbstverstndlich steuerfrei. Besteht aber ein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den bezogenen Waren oder Dienstleistungen, liegt kein steuerfreier Auslagenersatz vor. Von einem eigenen Interesse des Arbeitnehmers geht das Finanzamt dann aus, wenn die Waren oder Dienstleistungen fr den privaten Gebrauch des Arbeitnehmers bestimmt sind.

 
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