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Die Lohnsteuerrichtlinien bestimmen, wie Mahlzeiten, die der Arbeitgeber nicht zur üblichen arbeitstäglichen Beköstigung seiner Arbeitnehmer abgibt, steuerlich zu erfassen und zu bewerten sind. Voraussetzung ist allerdings, dass die Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten abgegeben werden. Eine Veranlassung durch den Arbeitgeber setzt grundsätzlich einen Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers voraus. Er muss Tag und Ort der Mahlzeit bestimmen.
Bereits durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom März sind die formalen Voraussetzungen für die Gestellung eines Frühstücks durch den Arbeitgeber in Verbindung mit einer Übernachtung bei einer Auswärtstätigkeit gelockert worden. Das soll nun über eine Änderung der einschlägigen Vorschrift in den Lohnsteuerrichtlinien rückwirkend ab dem 1. Januar 2010 fortgeführt werden: Der Entwurf der Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011 enthält die vereinfachten Voraussetzungen für die Abgabe aller Arten von Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit, im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung oder während einer Bildungsmaßnahme.
Die neuen Richtlinien stellen nur noch zwei Anforderungen für den Nachweis einer Veranlassung durch den Arbeitgeber. Sind diese Voraussetzungen für die Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber erfüllt, ist es unerheblich, wie die Hotel- oder Gaststättenrechnung beglichen wird (unmittelbar durch den Arbeitnehmer, mit einer Firmenkreditkarte oder durch Banküberweisung des Arbeitgebers). Von einer Veranlassung durch den Arbeitgeber ist demnach regelmäßig auszugehen, wenn
die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Die Oberfinanzdirektion Rheinland weist darauf hin, dass die Zustimmung des Bundesrates zur Änderung der Lohnsteuerrichtlinien zwar erst für den Herbst geplant ist. Sie geht aber davon aus, dass die Regelung vom Bundesrat so akzeptiert wird, und daher ist sie bereits ab sofort anzuwenden. Damit entfällt insbesondere die Notwendigkeit für den Nachweis weiterer Voraussetzungen, wie sie noch im Schreiben des Bundesfinanzministeriums genannt sind. Dort wird für eine Übernachtung mit Frühstück der jetzt obsolete Nachweis verlangt, dass der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück gebucht hat und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorlegt.
