Neufassung der Buchführungsregeln in Arbeit

Was bei der Buchhaltung und Aufbewahrung von Unterlagen zu beachten ist, damit die Buchführung vom Finanzamt als ordnungsgemäß anerkannt wird, hat das Bundesfinanzministerium 2014 in den "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" festgelegt. Diese Vorgaben sind seit dem 1. Januar 2015 zu beachten. Jetzt plant das Ministerium eine Neufassung der GoBD, in der bisher insbesondere folgende Änderungen vorgesehen sind:

Kassenführung: Es wird klargestellt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden müssen. Bisher war in der Vorschrift nur von "sollen" die Rede.

Digitalisierung: Bei der Digitalisierung von Papierbelegen ist nun von "bildlicher Erfassung" statt von "scannen" die Rede. Dadurch kann die elektronische Erfassung von Handelsbriefen, Buchungsbelegen und anderen Papierunterlagen auch durch Abfotografieren oder andere Technologien erfolgen. Solange die Anforderungen an die digitale Erfassung und Archivierung erfüllt sind, ist die Erfassung also künftig mit verschiedensten Geräten möglich - vom Smartphone bis zu Scan-Straßen. Die Erfassung von Belegen durch mobile Geräte im Ausland ist ausdrücklich zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder dort empfangen wurden und direkt erfasst werden. Somit können beispielsweise die Belege einer Dienstreise im Ausland künftig mit dem Smartphone erfasst werden.

Konvertierung: Bisher sind bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format beide Versionen zu archivieren. Künftig soll die Aufbewahrung lediglich der konvertierten Fassung ausreichen, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird und die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden.

Das Ministerium hat nun verschiedene Verbände zu einer Stellungnahme zu dem Entwurf aufgefordert. Schon im Sommer hatte die Bundessteuerberaterkammer eine Eingabe mit Vorschlägen zur Verbesserung der GoBD ans Ministerium gerichtet und dabei insbesondere kritisiert, dass kleine Unternehmen oft mit den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation überfordert sind.