Digitale Unterlagen zu Bargeschäften

Vor gut zwei Jahren ist der damalige Bundesfinanzminister Peer Steinbrück am massiven Widerstand der Unternehmen mit seinem Ansinnen gescheitert, einen "Fiskuschip" in Registrierkassen und Taxametern gesetzlich vorschreiben zu lassen. Nun macht das Bundesfinanzministerium auf dem Weg eines Erlasses Vorgaben, wie digitale Unterlagen über Bargeschäfte aufzubewahren sind. Wer diese Vorgaben nicht strikt beachtet, riskiert bei einer Betriebsprüfung eine Schätzung mit erheblichen Aufschlägen.

Betroffene Geräte: Die folgenden Vorgaben gelten insbesondere für Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Anforderungen gelten für jedes einzelne Gerät.

Gesetzliche Vorgaben: Seit dem 1. Januar 2002 müssen die Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Die Geräte sowie die damit erstellten digitalen Unterlagen müssen seither neben den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" auch den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" entsprechen. Das bedeutet insbesondere, dass das Gerät keine für Manipulationen nutzbare Ausstattungsmerkmale wie Trainings-Bediener, verdeckte Storni etc. besitzen darf. Im Zweifelsfall muss der Unternehmer nachweisen können, dass dies tatsächlich der Fall ist.

Unbare Geschäftsvorfälle: Soweit mit dem Gerät auch unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash oder ELV) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Einzelaufzeichnungspflicht: Es müssen alle steuerrelevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.

Digitale Unterlagen: Die Aufbewahrung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Datenspeicherung: Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten (bei einer Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) nicht im Gerät möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie das laufende System ermöglichen.

Einsatzprotokolle und Anleitungen: Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte müssen protokolliert werden und die Protokolle aufbewahrt werden. Für Taxameter und Wegstreckenzähler ist der Einsatzort das jeweilige Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen ebenfalls aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Taxameter: Die obigen Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Im Einzelnen können dies sein: Name des Fahrers, Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende), Summe der Total- und Besetztkilometer, der Einnahmen und Anzahl der Touren laut Taxameter, Kilometerstand bei Schichtbeginn und -ende, Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters Zahlungsart und Summe der Gesamteinnahmen, Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer oder sonstige Abzüge (z. B. Verrechnungsfahrten), Summe der verbleibenden Resteinnahmen und der an den Unternehmer abgelieferten Beträge sowie das Kennzeichen der Taxe. Dies gilt für Taxi-Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Altgeräte: Soweit ein Gerät bauartbedingt den obigen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn der Unternehmer dieses Gerät noch maximal bis Ende 2016 weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Unternehmer technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Neuanschaffung solcher Geräte oder den Erwerb zusätzlicher gebrauchter Geräte hat die Finanzverwaltung damit jedoch nicht abgesegnet. Außerdem müssen bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, die bisherigen Vorgaben weiterhin vollumfänglich beachtet werden.