Vorgaben zur Buchführung und zum Datenzugriff

Beinahe 20 Jahre ist es her, dass das Bundesfinanzministerium mit den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" zum ersten Mal Vorgaben für die elektronische Buchführung gemacht hat. Angesichts der rasanten technischen Entwicklung in dieser Zeit war eine Überarbeitung der Regeln überfällig. Jetzt hat das Ministerium nach fast zweijähriger Beratung die GoBS durch ein neues Regelwerk ersetzt, das den Namen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" trägt.

In diesem 38 Seiten umfassenden Schreiben regelt das Bundesfinanzministerium detailliert, welche Anforderungen die elektronische Buchführung erfüllen muss, wie die Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form zu erfolgen hat und in welchem Umfang die Finanzverwaltung auf diese Daten zugreifen darf. Die überarbeiteten Regeln gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, also in der Regel ab 2015.

Auch wenn das Ministerium wiederholt behauptet hat, dass durch die GoBD keine Änderung der materiellen Rechtslage oder der Verwaltungsauffassung eintritt, wurde die erste Entwurfsfassung der GoBD vom Deutschen Steuerberaterverband (DStV) wegen zahlreicher Verschärfungen und unzeitgemäßer Darstellungen deutlich kritisiert. Zwar ist längst nicht in allen Punkten eine Besserung eingetreten, aber nach Angabe des DStV ist das Ministerium immerhin in einigen Punkten einsichtig gewesen.

Die endgültigen GoBD regeln unter anderem die gesamte Organisation und Abwicklung der Buchhaltung. Daneben enthalten sie Vorgaben für die dafür verwendete IT-Infrastruktur, aber auch zur Aufbewahrung und Archivierung der Belege und Daten. So muss der Unternehmer zum Beispiel die Daten ausreichend gegen Verlust, Vernichtung, Diebstahl oder unbefugten Zugriff schützen. Werden die Daten und elektronischen Dokumente nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.

Außerdem regeln die GoBD den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung. Demnach müssen neben den eigentlichen Daten auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind, zum Beispiel Beschreibungen zu Tabellen, Feldern, Verknüpfungen und Auswertungen.

Der Unternehmer muss die Finanzbehörde beim Datenzugriff unterstützen. Enthalten die gespeicherten Daten nicht aufbewahrungspflichtige oder geheime Daten, muss der Unternehmer die Datenbestände so organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten zugreifen kann. Versehentlich überlassene Daten darf das Finanzamt verwerten.